Arenaansvarleg har hovudoppsynet med konsertarenaen, og må sjå til at arenaen er klar til konsert i forhold til arenaplanen de har fått utdelt, og at banner er på plass. Det betyr å gå innom Artistservice i forkant av oppdraget og hente ev.  fyrstehjelpsskrin, handsprit til backstageområda, vassflasker/handkle til artistane på scena, ev. backstageservering. Dersom banner manglar kan de kontakte artistservice.

Arenaansvarlege skal vere til stades på prøvene for sine konsertar, og sjølve konserten. Møt opp i god tid for å snakke med artist/artistkontakt og andre involverte på arenaen. På nokre arenaer er arenaansvarleg også med på utforming og rigging av arenaen, og passar på at alt vert gjort etter oppsett plan. Dette kjem fram av arenaplanen.

Nynorskhuset, Teatersalen: her må arenaansvarleg ta med backstageservering frå Førdehuset (frivilligkjøkkenet). Kaffi kan lagast på backstage på Nynorskhuset.

Bedehuset: her må arenaansvarleg ta med backstageservering frå Førdehuset (frivilligkjøkkenet). Kaffi kan lagast på backstage på Bedehuset.

På nokre konsertar introduserer arenaansvarleg artistane. Dette står i så fall spesifisert i arenaplanen. Arenaansvarleg på andre arenaer må vere budd på å gjeve naudsynte praktiske opplysningar til publikum ved behov.

Arenaansvarleg må hugse å telje publikum på sine konsertar, og fylle ut skjema for konsertgjennomføring, enten digitalt eller på skjema som du kan hente i artistservice.

ARTISTSERVICE

Kor kan eg få hjelp? Alle spørsmål skal først rettast til artistservice.

I Artistservice i kjellaretasjen på Førdehuset kan du få svar på alle spørsmål du måtte ha, dei hjelper til med å skaffe det som trengst til konserten dersom det skulle dukke opp uventa behov, treng du støtte og å dele historier, kom til Artistservice tlf. 940 20 716.

ARTISTKONTAKTER 

Artistkontakten er ansvarleg for at artisten møter opp i god tid før opptreden og viser artisten til garderobe/øvingsrom etter oppsett plan. Artistkontakten skal vere til stades under lydprøve og konsert, sørge for at artisten har det dei treng på scena og hente artistane frå øvingsrom. Pass på å ha dialog med artistkontakt om tidskjema m.m. .

VAKTER

På dei arenaene der det er sett opp vakthald skal arenaansvarleg sjekke at alle vaktene er på plass til oppsett tid. Vaktene på si side får beskjed om å melde seg til arenaansvarleg når dei kjem på vakt, og kan ikkje gå frå arenaen utan at det er avklart med arenaansvarleg. Gjev beskjed til artistservice dersom det er nokon som ikkje kjem.

BILLETT- OG DØRVAKTER

Arenaansvarleg samarbeider med billett- og dørvakter, og det er arenaansvarleg som gir klarsignal til desse om når dei kan byrje å sleppe inn publikum. Billettvakter ønskjer også ofte ein stad å sitte og eit bord, bistå gjerne med dette

SCENEARBEIDARAR

Det er berre i Idrettshallen vi har scenearbeidarar. På dei andre arenaene er det arenaansvarleg som er ansvarleg både bak og på scena. Artistkontaktane skal hjelpe til med enkel rigging på scena. Det er arenaansvarleg som leiar dette arbeidet og bestemmer.

Heldigvis har vi aldri hatt show-stop på Førdefestivalen, men vi må likevel vere førebudde på at det kan oppstå situasjonar som kan føre til at konserten må stoppast. Det er arenaansvarleg som er ansvarleg for gjennomføring av show-stop på sin arena, når avgjerda er teken av dei som har myndigheit til det.

INSTRUKS FOR SHOW-STOP

1.0       Gjeld

Denne instruksen gjeld for Show-stop på alle arenaer unnateke Festplassen og Idrettshallen, Førdehuset. Show-stop er ei avgjerd som kan ha store konsekvensar. Difor vert rutinene rundt dette klargjort i denne instruksen. Den ansvarlege kan etter ordre frå følgjande myndigheit / personar beordre Show-stop:

1. Politi / Brannvesen

2. Førdefestivalen (FIF)
   Følgjande personar frå leiinga har beordringsmyndigheit: direktør Sølvi Lien, produsent Marion Mulelid

3. Artist / Management

2.0       Grunnlag

Show-stop skal setjast i verk for å minimere skade og sikre liv og helse. Eksempel kan vere naturkatastrofar og menneskeskapte katastrofar som t.d. brann, omfattande tekniske problem eller skade/sjukdom på artist. Ansvarleg for show-stop må i samråd med direktør/produsent ved FIF vurdere når og i kva omfang show-stop skal setjast i verk. Show-stop kan medføre alt frå ei pause til full evakuering.

3.0       Ansvarleg

Ansvarleg for gjennomføring av Show-stop på gjeldande arena er arenaansvarleg. 

4.0       Rutiner

Når avgjerda om Show-stop er teken, skal følgjande rutine setjast i verk:

1. Arenaansvarleg tek kontroll over situasjonen og varslar dei impliserte.

2. Artisten sluttar å spele og/eller scenelyden skal slåast av og artisten går av scena.

3. Ansvarleg for show-stop går opp på scena (NB! Ikkje artist) og informerer om følgjande:

   1. Kva har skjedd?

   2. Kva skal publikum gjere?

      1. Skal dei evakuere? Eventuelt kva utgang skal nyttast, osv.

      2. Er det ei pause? Kor lang tid?

   3. Kva gjer arrangør (FIF) / artist?

   Informasjonen bør gjevast på engelsk i tillegg til norsk.

 Ved ein eventuell re-start, skal dette godkjennast av ansvarleg for show-stop etter at situasjonen er avklara.

Det skal vere førstehjelpsskrin tilgjengeleg på alle arenaene. På Førdehuset er desse plassert i artistservice, på frivilligkjøkkenet og på festivalkontoret. På arenaer utanom Førdehuset og Scandic tek arenaansvarleg med seg førstehjelpsskrin frå artistservice til arenaen. Alle arenaansvarlege bør kjenne til grunnleggande førstehjelp. Frisk gjerne opp førstehjelpskunnskapane dine i forkant, til dømes på helsenorge.no.

Radio, TV, aviser og tidsskrift både frå inn- og utland vil lage reportasjestoff frå festivalen.

Det er viktig at alle frivillige stiller seg positive til både journalistar, fotografar, teknikarar m.m. slik at også desse får gode arbeidstilhøve under festivalen. Uttale på vegne av festivalen, skal skje frå direktør Sølvi Lien eller kommunikasjonssjef Torill Gundersen. Vis journalistar vidare til desse.

Dersom artistane ynskjer å selje CD-ar på festivalen, kan dei enten gjere avtale med Etnisk Musikklubb som har stand i Førdehuset, eller dei kan be arenaansvarleg om å hjelpe til med å organisere platesal i samband med eigen konsert (dei får selje CD-ar i 1 time etter hovudkonserten sin). Dette vil som regel innebere å hjelpe til med å finne eit eigna bord og eigna plassering på/utanfor konsertarenaen.

Det kan kanskje verke litt overveldande det her, men det viktigaste er å hugse på dette:

• Målet vårt er at alle arrangement skal gå som planlagt, og vi gjer alt vi kan for å representere Førdefestivalen på best mogleg måte.

• Hovudoppgåva di er å syte for at arrangementet går som planlagt i henhold til oppsette arenaplanar, og at arrangementet er trygt og godt for alle å delta på.

• Du kan alltid få hjelp frå artistservice! Artistservice i kjellaren på Førdehuset kan svare på så og seie alle spørsmål du måtte ha og hjelper alltid til etter beste evne. Treng du å låne utstyr, dele historier, få hjelp og støtte eller anna - kom til artistservice! Du kan også nå dei på telefon 940 20 716.